1. OBJETIVO
Cumplir y garantizar la aplicación de la normatividad correspondiente a la protección de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismo, estableciendo deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como el procedimiento para realizar la autorización de uso de la información, consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales y demás actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión de esta política.
2. ALCANCE
La presente política es aplicable a todo el público en general, sean personas naturales o jurídicas que suministren sus datos personales a nuestra compañía y sean legalmente los titulares de la información y personas que suministren datos personales a nuestra base de datos por cualquier medio y que por lo tanto deba ser protegida bajo los términos legales.
Por lo tanto las disposiciones de la presente política serán aplicables a los datos personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos que los haga susceptibles del tratamiento establecido en la ley.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
3.2 Aviso de privacidad: Comunicación Verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3.3 Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3.4 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3.5 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
3.6 Reclamo: Solicitud que puede hacer el Titular en los casos en que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
3.7 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
3.8 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
3.9 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. POLÍTICAS GENERALES
Consideraciones: El día 17 de Octubre de 2012, se expide por el congreso de la Republica la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales; y que fue reglamentada por el Decreto No. 1377 de 2013 – Por medio del Cual se Reglamenta Parcialmente la Ley 1581 de 2012, en la que señala unos requerimientos que deben establecer todos los responsables y encargados del tratamiento de datos personales.
Por lo que, teniendo en cuenta la normatividad Vigente en Protección y Tratamiento de Datos Personales, la compañía decide establecer unas políticas internas con el fin de dar tratamiento adecuado a la información y datos personales que se tengan o llegaren a tener en nuestras bases de datos de nuestros clientes, proveedores, y en general de cualquier persona titular de esta información..
Esta política que se crea bajo los principios constitucionales y legales para el uso responsable, seguro y confidencial de la información suministrada por cualquier persona.
4.1 Finalidad y uso de la información y datos personales
CAPITAL COMERCIAL S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y actividades comerciales recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva, circula y transmite datos personales, de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la información suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta información y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a:
4.1.1 Creación y registro de las personas con las que se tenga alguna relación comercial o contractual, como proveedores y/o Clientes de la Compañía según corresponda.
4.1.2 Para responder las consultas acerca de servicios ofrecidos y/o prestados por CAPITAL COMERCIAL S.A.S.
4.1.3 Remisión de correspondencia, publicidad y cualquier comunicación que se requiera en desarrollo de las actividades de las partes
4.1.4 Emisión y Pagos de facturas, aprobación de créditos, diligenciamientos de notas créditos o pagares y demás actuaciones de carácter financiero, contable, económico, tributario y legal que se generen en el desarrollo de las actividades de cada una de las partes.
4.1.5 y las demás actividades relacionadas con la ejecución del objeto de la empresa
4.2 Derechos y obligaciones de los titulares de datos personales
4.2.1 Derechos: Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
4.2.1 Derechos:
Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar, completar y rectificar sus datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos.
b) Recibir información respecto del uso de sus datos personales.
c) Podrá revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de sus datos en nuestra base de datos.
d) Consultar y Acceder a sus datos personales que sean objeto de Tratamiento y uso por nuestra Compañía.
e) Consultar, modificar, aclarar, corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los medios señalados en el presente documento.
f) Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.
4.2.2 Obligaciones
Todo titular de la información deberá suministrar los datos personales e información, así:
a) De manera clara, completa, exacta, comprobable y comprensible.
b) Dar respuesta al responsable de la información con el fin de aclarar, completar o eliminar datos o información que se encuentre parcial, incompleta, fraccionada o que induzcan a error.
c) Dar la autorización bajo los parámetros de la presente política y establecida en la norma, para el uso y tratamiento de la información y datos personales.
d) Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.
4.3 Derechos y obligaciones del responsable de la información
4.3.1 Derechos
El responsable de la Información tiene los siguientes derechos:
a) Solicitar al titular la aclaración, corrección o complemento de la información o datos que se hayan suministrado de forma errónea, incompleta o fraccionada.
b) No será responsable por el uso de información errónea, falsa o incompleta que induzca a error.
c) Usar la información para los fines que fue autorizada.
d) Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.
4.3.2 Obligaciones
El responsable de la Información deberá tratar los datos personales e información, asi:
a) Informar el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) Contestar a los titulares bajo los términos y condiciones de esta política, las consultas, quejas y reclamos.
c) Informar sobre dirección física o electrónica y teléfono del encargado de atender los temas relacionados en la presente consulta.
d) Dar un tratamiento y uso a Los Datos Personales durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su Tratamiento lo requieran y según lo autorizado por su titular.
4.4 Recopilación, autorización, consulta y reclamos de uso de la información y datos personales
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares, CAPITAL COMERCIAL S.A.S., solicitara e Implementará los siguientes procesos para obtener la Autorización de obtención de los datos personales e información:
4.4.1 CAPITAL COMERCIAL S.A.S., recopilará los datos e información de los titulares, de acuerdo al contacto con cada uno de ellos y en los formatos que establece la compañía para tal fin o a través del correo electrónico.
4.4.2 Las autorizaciones de los titulares serán de forma escrita, firmando los formatos establecidos para tal fin o a través de correo electrónico.
4.4.3 El titular podrá presentar sus reclamos o consultas de forma escrita mediante el correo electrónico y con la siguiente información: [email protected]
4.4.4 Nombre e Identificación
a) Teléfono (Fijo o Celular) en el que se pueda ubicar.
b) Dirección física y/o correo electrónico.
c) Descripción precisa, clara y comprensible del reclamo o consulta que se quiere realizar. En caso del reclamo los argumentos y soportes respectivos sobre los presuntos incumplimientos.
d) En caso de personas jurídicas allegar la información de la persona autorizada para recibir la respuesta. En caso de no recibir manifestación expresa de la autorización para el uso de la información y datos personales según lo establecido en esta política, estos permanecerán en nuestra base de datos, no obstante, el titular podrá consultar, modificar, aclarar, corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los medios señalados en este documento.
4.4.5 Los plazos y términos para dar respuesta a las consultas, son:
a) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
b) En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.4.6 Los plazos y términos para dar respuesta a los reclamos, son:
a) El reclamo se formulará por escrito y será revisado por el responsable, por lo que en caso que el reclamo este incompleto, se requerirá al titular para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, corrija, subsane y complete el reclamo.
b) En caso que dentro de un (1) mes siguiente a la solicitud de aclaración el solicitante no presenta la aclaración, se entenderá el desistimiento del reclamo.
c) Se dará respuesta al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo (en cumplimiento a los términos de la política y la normatividad).
d) En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informara al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. REVISIÓN Y APROBACIÓN
CARGO Managing Director – NOMBRE Sarita Trujillo – FECHA 01/10/2016
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